Canad'Adventures
Avril 2017
Lundi 27 Mars 2017 ~ Dimanche 2 Avril 2017
Tout juste arrivée en Nouvelle Ecosse et on commence en douceur !
Lors de cette première semaine, j'apprend et je découvre que l'hôtel est en rénovation et prolonge sa fermeture hivernale. Plusieurs évenements ont fait que la réouverture devait être repoussée. Je m'explique, Pendant l'hiver il y a eu une tempête et une grosse averse dans la région. Celle-ci a fait céder quelques parties de la toiture et a créé une innondation dans certaines parties de l'hôtel. Earlene lance donc des travaux de rénovations pour que l'hôtel puisse ouvrir à temps. Elle s'absente pendant le mois de décembre. A son retour elle découvre des travaux baclés et peu de temps après l'entreprise fait banqueroute. L'assurance prend en charge les frais pour une nouvelle rénovation. Les travaux prennent du retard malgré toutà cause de la neige, tombée en abondance cette année. Les ouvriers travaillent actuellement sur l'hôtel.
Ces événements ralentissent le lancement de la saison mais me permettent de me familiariser avec le fonctionnement de l'entreprise. Ainsi, cette semaine, j'ai pu en apprendre plus sur le logiciel et les procédures concernant la réception, la gestion des réservations mais également la réorganisation en classant et supprimant certaine réservations créées en double. Dans le même temps, j'ai fermé les ventes sur les dates de fermeture de l'hôtel sur Expedia afin d'éviter les réservations en dehors de la période d'ouverture. Je m'occupe également de la traduction du site internet en français et ai pour projet de donner un coup de jeune au site plutôt vieillissant ! Je pense déjà aux actions possibles sur Facebook pour communiquer à propos de notre réouverture.
Dans la semaine je me suis également rendue à une réunion concernant le lancement d'un nouveau package dans la région. C'est un chemin de randonnée et il devrait être lancé en 2019, il se situe dans les highlands et pourrait attirer de nombreux visiteurs et randonneurs au Cap Breton.
Lorsque nous allons en ville faire les courses, elle en profite toujours pour commencer et continuer les stocks pour la saison. Ma tutrice aime beaucoup la France et aimerait apprendre à parler le français, j'essaie d'échanger quelques notions avec elle, mais ce n'est pas toujours évident !
Lundi 3 Avril 2017 ~ Dimanche 9 Avril 2017
Le suivi des travaux à l'hôtel est effectué régulièrement. Le temps devient de plus en plus clément et les travaux avancent plus rapidement que prévu ! Une excellente nouvelle ! Alors que notre réouverture officielle devait se faire le 25 Mai nous l'avançons maintenant à début mai avec l'accueil des premiers clients le 6 mai ! Nous commençons donc le nettoyage et le rangement de certaines pièces terminées et accessibles ! Nous commençons à prévoir un événement pour la réouverture, la date est fixée au 11 Juin, un concert se tiendra à l'hôtel et sera accompagné d'un buffet. Nous réfléchissons encore au fait que cette journée s'effectue sur entrée libre ou sur invitation. Un nouvel événement auquel il faut que je pense lors de la promotion de la réouverture de l'hôtel sur facebook !
Je continue mon travail de réceptionniste en mettant à jour le calendrier des réservations, tant sur papier que sur ordinateur afin d'être à jour et prêt pour accueillir les clients !
L'hôtel propose différents packages (Échantillon, Golf, Kayak...) j'ai pu étudier ceux-ci afin de mieux les comprendre mais aussi pour m'informer de ce qu'ils comprennent et offrent aux clients. J'ai aussi appris les procédures à respecter lorsqu'une demande pour un package arrivait dans le système: Appeler les différents prestataires pour confirmer la disponibilité et les horaires, envoyer un e-mail de confirmation au client...
Les tarifs dont nous disposons sont ceux de 2016, devenus obsolètes, je m'occupe de la création des nouveaux tarifs pour la saison. Via les anciens tarifs et les recommandations de ma tutrice, je travaille sur excel pour créer le tableau des prix pour la saison 2017. Les plus grands changements se trouvent dans les packages, les tarifs de certains prestataires ont augmenté et certains parcs nationaux inclus dans quelques packages doivent être supprimés car les parcs nationaux canadiens sont accessibles librement pour l'année 2017 !
Cette semaine, j'ai pu rencontrer le gestionnaire de l'entreprise de location de Kayak avec qui l'hôtel travaille. Son entreprise est située sur l'autre rive de la North River, c'est une personne très sympathique et agréable ! Il est notre partenaire pour le package Kayak et propose des demi journées ou des journées complètes d'excursions à nos clients. Il propose également des excursions plus importantes pouvant aller jusqu'à 3 jours.
Lundi 10 Avril 2017 ~ Dimanche 16 Avril 2017
Les travaux à l'hôtel avancent plus rapidement que prévu, nous avançons donc l'ouverture de l'hôtel à début mai. Nos premiers clients se présentent le 5 mai. Nous ne sommes pas sûres que tout l'hôtel sera prêt mais nous ferons en sorte que les chambres réservées et les salles de réception soient prêtes à temps !
Je prend de plus en plus d'assurance et travaille en autonomie sur la réception, ma tutrice me fait entièrement confiance et me laisse gérer la plupart des cas. En cas de problème, je n'hésite pas à lui demander quoi faire ou la laisse traiter le sujet suivant la demande. J'apprend à mettre en place et à organiser les packages pour les clients en réservant leurs prestations incluses auprès des fournisseurs (club de golf, musées, kayak...). Cette année nous devons supprimer de nos packages les parcs nationaux inclus dans certains d'entre eux, car pour 2017, le Canada propose une entrée gratuite pour les parcs nationaux.
J'ai également pu au cours de cette semaine, continuer la traduction du site internet en vue d'en créer une version française pour attirer plus de clients. Mais aussi poursuivre la tarification des chambres pour 2017, avant de les insérer sur un tableau excel.
Les missions concernant la mise en place et l'organisation de l'hôtel commencent à se mettre sérieusement en place. Nous commençons à ranger, nettoyer et organiser les logements. 2 des 3 cottages sont prêts à accueillir les clients.
Lundi 17 Avril 2017 ~ Dimanche 23 Avril 2017
Cette semaine commence bien différemment des précédentes. Nous partons en week-end (3 jours / 2 nuits) pour Wolfville et Halifax. Départ pour un voyage de 450 kilomètres à travers la Nouvelle-Ecosse. Nous nous rendons dans cette région pour le meeting des aubergistes de Nouvelle Ecosse ("Inn keepers of Nova Scotia"). C'est une association de plusieurs aubergistes ayant un établissement partout en Nouvelle Ecosse, deux fois par an, ils se retrouvent dans l'auberge de l'un des adhérents et ils discutent pendant une matinée de certains points à traiter, à améliorer ou à supprimer (centrale de réservation, site web, tarifs...). J'ai trouvé ce meeting très intéressant ! J'ai pu rencontrer d'autres hôtes, disposant d'autres auberges avec diverses capacités, chacun est donc confronté à des problématiques différentes de celles que les autres peuvent rencontrer, lors de ce meeting, ils échangent afin de trouver un point d'accord et votent (si l'on peut dire) afin de savoir si les participants donnent leurs accords ou si ils refusent.
Le reste de la journée, j'ai pu découvrir une partie d'Halifax. Nous avons également retrouvé l'un des producteurs d'huile d'olive locale afin de récupérer la commande précédemment effectuée par ma tutrice afin de réapprovisionner l'hôtel.
De retour à mon lieu de résidence habituel, je reprend ma routine au niveau de la réception. Le jeudi soir une réunion sur l'alimentaire se tient à Ingonish, une ville située dans les hautes terres à 1 heure de route de l'hôtel. J'ai pu remarquer que beaucoup de personnes sont impliqués dans l'idée de consommer local. Nous avons pu échanger avec des consommateurs, des fermiers, des producteurs... Sur différents sujets où nous avons pu échanger nos points de vues. Je trouve ce genre de réunion très intéressants, j'ai encore appris pas mal de choses sur la région et l'implication de ses habitants pour la survie des petits fermiers et des productions locales.
Cette semaine,j'ai pu noter que la préparation pour l'ouverture de l'hôtel s'accélérait. Ma tutrice a commandé plusieurs meubles dont une machine à laver, un piano de cuisson ainsi qu'un frigo pour ré-équiper la cuisine et la laverie avant l'arrivée des clients. Nous poursuivons les commandes alimentaires pour réapprovisionner les stocks.
Enfin, notre grille tarifaire étant terminée, j'ai mis à jour les tarifs sur Expedia et Booking. Nous avons divisé la saison en deux parie en identifiant une basse et une haute saison avec des tarifs différents pour chacune d'elles et pour chaque type de chambre.
Lundi 24 Avril 2017 ~ Dimanche 30 Avril 2017
Lors de cette cinquième semaine de stage j'ai pu noter une nette augmentation du nombre de réservations pour la saison. Juillet et août sont les mois les plus complets pour l'instant, et globalement, la saison 2017 s'annonce bonne.
J'ai pu également participer à l'organisation et au rangement de certaines pièces pour préparer l'installation qui aura lieu lorsque les travaux prendront fin.
Cette semaine se tenait le Travel Writers Meeting, une réunion où plusieurs prestataires de nouvelle écosse, et plus précisement du Cap Breton se réunissent pour échanger sur ce thème. Notre animatrice, Sandra Phinney, est une écrivaine qui voyage et relate ses voyages sur différents supports et pour différents prestataires, professionnels ou particuliers. Nous avons pu participer à des animations et nous initier à la scénarisation d'un écrit. C'était une tâche parfois compliquée pour moi car je ne connais la nouvelle écosse depuis un mois seulement et il est difficile de raconter une histoire sur un lieu que l'on connait si peu. Pourtant cette expérience fut enrichissante car elle m'a permis de réfléchir à différentes mesures possibles pour l'hôtels mais m'a également offert la possibilité de rencontrer de nouvelles personnes.
