Canad'Adventures
Mai 2017
Lundi 1 Mai 2017 ~ Dimanche 7 Mai 2017
On attaque ce deuxième mois avec plus d'appréhensions et de dynamisme que le premier !
Comme à mon habitude, je gère les réservations en suivant toute la procédure habituelle, je répond aux demandes de renseignements et de réservation pour le restaurant.
Nous nous sommes rendues à Neil's Harbour avec ma tutrice, pour récupérer du flétan (un poisson, nommé "halibut" en anglais, et apparemment très apprécié des clients !) ainsi que du crabe et des carcasses de crabe (pour la bisque). Nous continuons donc notre approvisionnement et notre stockage pour la saison !
J'ai également pu aider au rangement et au classement du linge de maison. Mais aussi aider, Grace-Ann, notre femme de ménage à préparer les cottages pour l'arrivée de nos clients en fin de semaine.
Nous avons 2 clients qui doivent arriver vendredi puis samedi. Tout deux ayant réservés des chambres à l'hôtel, et l'hôtel n'étant pas accessible aux clients pour le moment, nous leur avons proposés 2 solutions:
* L'annulation, et dans ce cas nous nous engagions à rendre l'acompte dans son intégralité, car l'annulation était de notre fait.
* Le surclassement en cottage incluant kitchenette, télévision...
Pour nos clients du samedi nous leur proposions également un relogement dans une auberge voisine.
Nous avons informés nos clients de ce changement entre lundi et mardi. Nous avons obtenu une réponse de nos clients du samedi mais aucune réponse de nos clients du vendredi (qui avaient également réservés le dîner), nous pensons donc qu'ils acceptent et les invitons à ce joindre au cottage de ma tutrice pour passer le dîner avec nous et nous leur offrons le petit-déjeuner du lendemain.
Le vendredi 5, jour de l'arrivée prévue de nos premiers clients, et ceux-ci étant français, je les appelle pour reconfirmer et leur demander un horaire approximatif d'arrivée, personne ne décroche, je laisse un message.
Sur leur réservation initiale l'heure d'arrivée prévue était "approximativement 17 heures", je me rends donc à l'hôtel à 16h30 pour pouvoir les accueillir alors que ma tutrice termine les préparatifs pour le repas du soir.
A 19h00 toujours personne ne s'est présenté à l'hôtel, je laisse une note sur place pour leur indiquer où nous trouver. Une fois au cottage, je monte au bureau et qu'elle ne fut ma surprise que de lire que ceux-ci annulaient !
Ce mail d'annulation (et de réponse au mail que nous avions envoyé 3 jours auparavant) nous a été transmis le vendredi 5 à 17h00 soit leur heure d'arrivée prévue. Ceux-ci réclament le remboursement comme nous l'avions proposé dans notre précédent message.
Leur réponse tardive nous fait douter quant au fait de rendre l'intégralité de l'acompte, simplement à cause du gâchis causé au niveau alimentaire. Nous débattons encore à ce sujet.
Quant à nos clients du 6 Mai, ceux-ci ont vraiment appréciés cette nuitée, bien qu'ils auraient préférés que la météo leur soit plus favorable !
Lundi 8 Mai 2017 ~ Dimanche 14 Mai 2017
Si j'avais à définir cette semaine en quelques mots je dirais "coupée du monde". Lundi j'ai pu expérimenter ma première tempête, les pluies torrentielles ont créées des inondations à divers endroits. Inondant la fausse sceptique de la maison et, rendant ainsi l'utilisation des toilettes, de la douche et autre difficile voire impossible. De plus, les pluies ont causé des coupures d'électricité et d'eau pour la majeure partie de la journée de lundi. Le problème de l'utilisation d'eau à persisté jusqu'à la fin de la semaine et de nouvelles pluies sont annoncées pour demain et après demain, j'ai donc dû "déménager" temporairement jusqu'à ce que tout revienne à la normale au cottage principal. Je suis ainsi pour quelques temps dans l'un des cottages destinés aux clients.
Malgré la météo peu clémente cette semaine, j'ai pu mettre à jour le système interne en matière de réservation en fermant les chambres à la vente etc... J'ai également conservé mes fonctions et mes missions en temps que réceptionniste en m'occupant des réservations et requêtes entrantes.
Ma tutrice étant occupée à l'hôtel je me suis rendue à Baddeck pour réceptionner quelques oeufs frais auprès de producteurs locaux.
Enfin, nous continuons le rangement ainsi que la mise en place des salles de réceptions et des chambres pour la saison. Ainsi, le bar, la cuisine et le sous sol prennent forment. Nous attendons que le vernis au sol soit terminé et que l'électricien vienne pour terminer le rangement et le nettoyage !
Lundi 15 Mai 2017 ~ Dimanche 21 Mai 2017
Une nouvelle semaine qui commence avec en tête le véritable lancement de la saison. La mauvaise coordination de certains ouvriers ont fait que des retards sont observés, les chambres ne peuvent pas être terminées car le parquet n’est pas totalement vernis. Malgré cela, on s’organise et on met en place ce que l’on peut, l’installation du bar, par exemple, est entièrement terminée. Durant cette semaine, nous avons également terminé une chambre accessible à l’étage, la chambre numéro 7 est donc rangée et nettoyée, prête à accueillir nos futurs clients.
Lors de nos repas du soir, nous échangeons, ma tutrice, le cuisiner et moi-même sur le menu du lendemain soir (lorsque nous avons un dîner prévu au restaurant). Je m’occupe ensuite de la mise en page du menu et de son impression. C’est le 19 Mai que nous recevons nos premiers clients, et c’est aussi ce jour-là que je prends vraiment mes fonctions de réceptionniste en m’occupant du check-in, check-out et en conservant mes missions concernant les réservations etc…
En tant qu’employée polyvalente, j’aide également de temps en temps à la cuisine, j’ai ainsi pu préparer quelques plats et dessert à insérer dans le menu. Le même jour, j’effectuais mon premier service en restauration avec 6 personnes au restaurant, ce qui peut paraître peu, mais qui m’a permis de me familiariser progressivement au service et ce qui me prépare également pour la saison où il faudra être totalement prêt pour accueillir et servir un nombre bien plus important de clients.
Lundi 22 Mai 2017 ~ Dimanche 28 Mai 2017
Cette semaine ressemble sensiblement à la précédente, nous servons les clients, je m’occupe des check-in et check-out ainsi que des réservations. J’aide au nettoyage et au rangement des chambres et effectue les services du soir avec de moins en moins de difficultés.
Une nouvelle mission que j’ai eu plaisir à effectuer fut la remise au propre des carnets de chambres. En effet, chaque chambre dispose d’un petit livre où les clients peuvent trouver les informations pratiques (heures de service, d’ouverture de la réception, choses à faire dans la région avec les numéros de téléphone…) ainsi que des informations sur l’hôtel, leur chambre et le restaurant. Ma tutrice voulait modifier certaines informations, j’ai jugé que les livres et leurs designs se faisaient « vieillissants » et que les gros blocs de textes sans éléments graphiques pouvaient pousser les clients à ne pas lire les documents. J’ai donc, en plus de modifié les informations, inséré quelques éléments graphiques comme le logo de l’entreprise et des images de l’hôtel, du restaurant etc… Afin de « couper » ces gros blocs de textes et de rendre la lecture plus fluide et plus plaisante.
Nous achevons la semaine avec un check out le vendredi et un check in le dimanche, ce qui nous laisse le temps pendant cette période de remettre en place le rez-de-chaussée sur le parquet, dorénavant terminé. Et nous espérons la fin des gros travaux et la fin de la mise en place de l’hôtel pour le courant de la semaine prochaine, juste avant qu’un nombre plus important de clients arrivent ! Juste à temps !
Note: Nouveau "Black-Out" du 26 au 27 où nous n'avons plus eu accès à l'eau ni à l'électricité pendant plus de 16 heures consécutives ! Heureusement, pas de clients ce jour là !
Lundi 29 Mai 2017 ~ Dimanche 4 Juin 2017
Pour cette dernière semaine de mai, un peu plus de rangement, de nettoyage et de mise en place de l'hôtel !
Je poursuis ma routine habituelle, entre les réservations, les annulations, les check-in, check-out etc... C'est assez amusant de voir que le fait que ma tutrice me laisse gérer ça toute seule fasse de moi la référence dans le domaine. Je m'explique, lorsque quelqu'un a une question sur le nombre de personnes qui arrivent celles qui partent et pour quelle chambre, c'est à moi que l'on demande et lorsque les clients se présentent à l'accueil pour le check in et que je n'y suis pas, souvent, on vient me chercher pour que je m'en occupe ! C'est flatteur et sympathique, je me sens vraiment prise au sérieux et bien intégrée dans l'équipe !
J'ai également fais l'inventaire du bar avec Andy, notre cuisiner, afin que nous préparions une liste pour nous réapprovisionner pour la saison. Dans le même temps, j'ai mis à jour la carte du bar et nous devons remettre à jour le carnet complet des vins et alcools forts.
